Rendez-vous en ligne – Lien Google Meet généré automatiquement

FLiiP vous permet désormais de configurer un service comme exclusivement en ligne, de sorte que lorsqu'un membre du personnel crée un rendez-vous, un lien Google Meet est automatiquement généré et partagé avec le membre — fini le copier-coller manuel ou les liens envoyés à la dernière minute.

💡 Prérequis : Cette fonctionnalité nécessite que le membre du personnel assigné au rendez-vous ait son Calendrier Google connecté à FLiiP. Assurez-vous que cette configuration est effectuée avant de créer des rendez-vous virtuels.

Étape 1 – Activer l'option « Rendez-vous en ligne uniquement » sur un service

Allez dans Services.
Ouvrez le service que vous souhaitez configurer comme en ligne.
Repérez le champ « Rendez-vous en ligne uniquement » et sélectionner l'option "Activer la génération automatique des liens Google Meet".
Sauvegardez vos modifications.

⚠️ Limitation importante : Un service doit être configuré à 100 % en ligne. Il n'est pas possible de mélanger des séances en personne et à distance au sein du même service.

Étape 2 – Créer un rendez-vous pour un service en ligne Lors de la création d'un rendez-vous pour un service exclusivement en ligne :

Si le membre du personnel assigné a son Calendrier Google connecté, un lien Google Meet est automatiquement généré et enregistré dans le rendez-vous.
Si le membre du personnel assigné n'a pas son Calendrier Google connecté, un avertissement s'affiche directement dans le formulaire. Vous pouvez tout de même sauvegarder le rendez-vous, mais aucun lien ne sera généré.

📌 La sélection d'un membre du personnel est obligatoire avant de sauvegarder un rendez-vous en ligne.

Ce qui se passe ensuite

Détails du rendez-vous

Le lien Google Meet est visible directement dans la vue détaillée du rendez-vous dans FLiiP, pour le personnel comme pour les membres :

Administrateur/personnel : dans le back-office FLiiP
Membre : sur le portail web et sur l'application mobile

Courriel de confirmation

Le lien Google Meet est automatiquement inclus dans le courriel de confirmation envoyé au membre au moment de la réservation :

« Si votre rendez-vous est virtuel, voici le lien de la réunion : [lien de réunion] »

Notifications de rappel

Le lien Meet est également inclus dans les courriels de rappel envoyés avant le rendez-vous.

Modifier manuellement le lien Meet

Un administrateur peut modifier manuellement le lien Google Meet sur n'importe quel rendez-vous. S'il s'agit d'un rendez-vous récurrent, seule l'occurrence modifiée est mise à jour — les autres séances récurrentes restent inchangées.

Rendez-vous replanifié

Si un rendez-vous en ligne est recédulé, le lien Google Meet est automatiquement mis à jour dans FLiiP et dans le Calendrier Google.

Rendez-vous annulé

Si un rendez-vous en ligne est annulé, l'événement Calendrier Google associé est également annulé automatiquement.