Quel est le service de recouvrement de FLiiP?

Pour accéder à la fonctionnalité de recouvrement et la configurer, veuillez contacter votre équipe CSM.

Bon à savoir:
Si vous n'avez pas d'agence de recouvrement, vous pouvez tout de même bénéficier de la 1ère phase du système de recouvrement !

Phase 1 : Recouvrement amiable (RISE)

Jours 0-60

Les 60 premiers jours de recouvrement sont gérés automatiquement via RISE, le système de gestion de la relation client de FLiiP. Cette phase met l'accent sur une approche douce et multicanal pour récupérer les paiements.

Comment ça fonctionne

Recouvrement automatisé multicanal

RISE utilise plusieurs canaux de communication pour contacter les membres concernant leurs paiements en retard :

SMS — Messages courts et directs avec un taux d'ouverture élevé
Courriel — Rappels de paiement détaillés et instructions
Contacts manuels (optionnel) — Démarches personnalisées de votre équipe lorsque nécessaire

Stratégie de communication entièrement personnalisable

Vous avez un contrôle total sur :

La cadence — Définissez le délai entre les points de contact (ex. : Jour 1, Jour 7, Jour 14, etc.)
Le contenu des messages — Personnalisez toutes les communications pour correspondre au ton de votre marque
Le mix de canaux — Choisissez les canaux à utiliser pour chaque point de contact
La durée — Configurez la durée de la période de recouvrement amiable (généralement 60 jours)

Gestion intelligente des séquences

La séquence de recouvrement s'arrête automatiquement dès que le membre effectue son paiement
Les membres ne sont jamais sur-sollicités une fois le paiement résolu
Toutes les communications sont suivies dans le profil du membre

Note :

Si vous n'utilisez pas les services d'une agence de recouvrement, le système de recouvrement s’arrête ici. À la fin de la phase 1, si le membre a toujours des paiements en souffrance, les communications s'arrêtent et aucun changement n’est apporté à son statut.

Phase 2 : Recouvrement contentieux (Agence de recouvrement)

Jour 60+ (configurable)

Après 60 jours (ou le seuil que vous avez configuré), les comptes qui demeurent impayés sont automatiquement marqués comme « Envoyé en recouvrement ».

Lorsqu'un compte atteint votre seuil de recouvrement :

Le compte du membre est automatiquement mis à jour :

Tous les paiements en souffrance passent au statut « Envoyé en recouvrement »
Une note automatique est ajoutée au profil de l'utilisateur pour la visibilité du personnel
Le membre est signalé sur l'interface de check-in

Le membre est bloqué:

Le membre est bloqué pour effectuer de nouvelles réservations
Le membre est bloqué pour effectuer de nouveaux achats
Le membre est bloqué pour s'enregistrer à l'établissement
Tous les abonnements sont automatiquement annulés (aucune nouvelle facture générée)

FLiiP génère automatiquement un Rapport de Recouvrement pour l'agence de recouvrement contenant :

Informations sur le membre
Toutes les informations sur les paiements dûs (abonnement, services, produits, modules complémentaires,...)
Date de passage du compte au statut de recouvrement
Date et montant du dernier paiement
Montant dû (par compte, par emplacement et totaux)
Solde restant du contrat

Quels paiements sont envoyés à l'agence de recouvrement ?

Tous les paiements en souffrance (produits, services, abonnements, suppléments, etc.)

Pour les contrats mensuels : uniquement les factures depuis la 1ère date d'échéance + les frais
Pour les contrats à terme fixe : le solde restant en entier + les frais

L'annulation de l'abonnement n'annule pas les paiements futurs en souffrance, mais empêche le membre d'accumuler davantage de dettes.

Réconciliation des paiements

Phase 1 - RISE :

Le paiement peut être effectué en ligne ou directement à votre établissement durant la phase 1 (Jours 0 à 60 - Recouvrement amiable) uniquement

Phase 2 - Agence de recouvrement

L'agence de recouvrement est responsable de la récupération des paiements.
- Si un membre se présente au gym pour payer, il doit être redirigé vers l'agence de recouvrement
L'agence envoie un relevé de fiducie mensuel indiquant les paiements récupérés
Le propriétaire du gym peut décider de la façon dont les comptes récupérés sont mis à jour dans FLiiP

Recommandation pour la réconciliation :

Une fois le paiement récupéré par l'agence de recouvrement, vous pourrez le voir dans le rapport de récupération de l'agence.

Vous pouvez mettre à jour le profil du membre en conséquence dans FLiiP. Nous recommandons d'annuler les paiements en souffrance et d'ajouter une note au dossier du membre mentionnant le montant récupéré, la date et toute information pertinente provenant de l'agence de recouvrement (identifiant de paiement, numéro de référence, etc.).

Lorsque le membre n'a plus de paiements en souffrance, il sera libéré du statut « Envoyé en recouvrement » après 1 jour.

Il pourra alors souscrire à un nouvel abonnement ou contrat et effectuer des réservations et des pointages. Cependant, ses abonnements, services et rendez-vous annulés ne seront pas rétablis.

Tableaux de bord - Ventes

Les paiements en attente incluent les paiements envoyés au recouvrement.

Ainsi, tout tableau de bord affichant les paiements en attente inclut les recouvrements jusqu'à ce que les paiements soient manuellement mis à jour par le propriétaire du gym lors de la réception des mises à jour de récupération de l'agence de recouvrement.