Gestion des caisses enregistreuses

Cette fonctionnalité vous permet de :

• Responsabilité complète des espèces Suivez chaque transaction en espèces avec un lien automatique vers des caisses enregistreuses spécifiques, garantissant une transparence complète et prévenant les écarts ou les pertes potentielles.

• Gestion flexible des caisses enregistreuses Créez et gérez plusieurs caisses enregistreuses pour différentes zones de votre établissement (Réception, Bar à shakes, Boutique, etc.) avec la possibilité d'avoir plusieurs caisses ouvertes en même temps.

• Rapports automatisés Générez automatiquement des rapports de clôture détaillés lors de la fermeture d'une caisse enregistreuse, incluant toutes les transactions, les montants d'ouverture/fermeture et le suivi des écarts.

• Responsabilité du personnel Chaque session de caisse enregistreuse est liée à des membres spécifiques du personnel, fournissant une responsabilité claire et des pistes d'audit pour toutes les opérations en espèces.

• Obligatoire pour les modes de paiement couverts Une fois activée, la sélection d'une caisse enregistreuse devient obligatoire pour toutes les transactions utilisant les modes de paiement couverts, à la fois dans les interfaces POS et Admin.

Configuration des caisses enregistreuses

 

Création d'une nouvelle caisse enregistreuse

1. Accédez à Paramètres > Caisses enregistreuses
2. Cliquez sur "Ajouter une nouvelle caisse enregistreuse"
3. Entrez les informations suivantes :
   • Nom : Donnez à votre caisse enregistreuse un nom descriptif (par exemple, "Réception", "Bar à shakes", "Boutique")
   • Statut : Définissez sur "Activé" pour la rendre disponible à l'utilisation

Gestion des paramètres de caisse enregistreuse

Activer/Désactiver les caisses enregistreuses

• Seules les caisses enregistreuses activées peuvent être ouvertes et utilisées
• Les caisses désactivées restent visibles mais ne peuvent pas être sélectionnées pour de nouvelles sessions

Renommer les caisses enregistreuses

• Mettez à jour les noms des caisses pour refléter leur emplacement ou leur fonction
• Les modifications sont reflétées immédiatement sur toute la plateforme

Ouverture d'une caisse enregistreuse

 

Processus d'ouverture étape par étape

1. Accédez aux caisses enregistreuses

• Allez dans Point de vente > Caisses enregistreuses
• Ou accédez directement depuis l'interface POS

2. Sélectionnez une caisse disponible

• Seules les caisses avec le statut "Fermé" peuvent être ouvertes
• Cliquez sur "Ouvrir la caisse" à côté de la caisse choisie

3. Entrez les informations d'ouverture

• Montant attendu : Entrez le montant que vous vous attendez à trouver dans la caisse
• Montant réel : Entrez le montant réel compté dans la caisse
• Répartition par mode de paiement :
  • Espèces (avec calculateur de billets et pièces)
  • Reçus de terminal de carte de crédit
  • Chèques
• Commentaire : Ajoutez toute note pertinente concernant l'ouverture

4. Confirmez l'ouverture

• Vérifiez toutes les informations pour leur exactitude
• Cliquez sur "Ouvrir la caisse" pour confirmer
• La caisse est maintenant active et automatiquement sélectionnée pour votre session

Points importants :

• Sélection automatique : Lorsque vous ouvrez une caisse, elle devient automatiquement sélectionnée comme votre caisse active
• Persistance de session : Votre caisse sélectionnée reste active pendant toute votre session sur la plateforme jusqu'à la déconnexion
• Plusieurs caisses ouvertes : Vous pouvez avoir plusieurs caisses ouvertes simultanément, mais chaque utilisateur ne peut avoir qu'une seule caisse active à la fois
• Ouverture depuis n'importe où : Comme cela n'est pas lié à un appareil physique, vous pouvez ouvrir une caisse enregistreuse depuis n'importe quel endroit avec accès à la plateforme

Utilisation de la caisse enregistreuse avec le POS

 

Affichage de la caisse active

Dans l'interface POS :

• Le nom de votre caisse enregistreuse active est affiché de manière proéminente dans l'en-tête du POS
• Toutes les transactions sont automatiquement liées à votre caisse active
• Vous pouvez voir quelle caisse est actuellement sélectionnée à tout moment

Dans la liste des caisses enregistreuses :

• Les caisses actives affichent un indicateur "Actif" clair
• Vous pouvez voir quelle caisse est actuellement active pour votre session utilisateur

Changement de caisse active

Depuis l'interface POS :

• Cliquez sur le menu déroulant du sélecteur de caisse enregistreuse
• Choisissez parmi les caisses ouvertes disponibles
• Seules les caisses avec le statut "Ouvert" apparaissent dans la sélection

Depuis la liste des caisses enregistreuses :

• Accédez à la page de gestion des caisses enregistreuses
• Cliquez sur "Sélectionner" à côté de n'importe quelle caisse ouverte
• La caisse devient active pour votre session

Sélection obligatoire de la caisse enregistreuse

Une fois la fonctionnalité Caisse enregistreuse activée dans votre salle :

• Vous devez sélectionner une caisse enregistreuse active avant de traiter toute transaction avec les modes de paiement couverts
• Cela s'applique aux interfaces POS et Admin
• Dans l'interface Admin, la sélection de la caisse enregistreuse est requise lors du marquage d'un paiement comme "Réussi"
• Les modes de paiement couverts incluent : Espèces, Terminal de carte de crédit et Chèques

Liaison des transactions

Toutes les transactions sont automatiquement liées à votre caisse active :

• Ventes et achats POS
• Traitement manuel des paiements (lorsqu'ils sont marqués comme réussis)
• Paiements d'adhésion traités en personne
• Réservations de services payées au comptoir

Fermeture d'une caisse enregistreuse

 

Processus de fermeture étape par étape

1. Accédez aux caisses enregistreuses

• Allez dans votre liste de caisses enregistreuses
• Trouvez la caisse que vous souhaitez fermer (doit avoir le statut "Ouvert")
• Cliquez sur "Fermer la caisse"
• Tout membre du personnel avec les permissions appropriées peut fermer une caisse

2. Entrez les informations de fermeture

• Montant attendu : Le système calcule en fonction du montant d'ouverture + transactions
• Montant réel : Entrez le montant réel compté dans la caisse
• Répartition par mode de paiement :
  • Montant d'espèces restant
  • Reçus de terminal de carte de crédit
  • Chèques
• Calcul de retrait (Optionnel) :
  • Entrez soit le montant de fermeture soit le montant de retrait
  • Le système calcule automatiquement l'autre valeur
  • Parfait pour gérer les pourboires du personnel

3. Ajoutez un commentaire obligatoire

• Expliquez tout écart
• Notez tout problème ou observation
• Documentez les raisons de retrait (par exemple, "Pourboires du personnel : 50 $")

4. Vérifiez et confirmez

• Vérifiez tous les montants pour leur exactitude
• Vérifiez les calculs d'écart
• Cliquez sur "Fermer la caisse" pour finaliser

Suivi des écarts

Calculs automatiques :

• Le système compare les montants attendus vs réels
• Met en évidence tout écart en rouge
• Calcule les montants de différence exacts
• Suit les écarts pour les rapports

Exigences de commentaire :

• Les commentaires sont obligatoires pour toutes les fermetures
• Doivent expliquer tout écart trouvé
• Fournissent une piste d'audit pour la responsabilité

Rapports de caisse enregistreuse

Génération automatique de rapport

Lorsque vous fermez une caisse enregistreuse, le système génère automatiquement un rapport complet :

Format de nommage du rapport :

• [AAAA_MM_JJ HH:MM:SS_NomCaisseEnregistreuse_IDUtilisateur]
• Exemple : 2025_10_21 14:30:15_Reception_jean.dupont

Contenu du rapport

Informations d'ouverture :

• Montant d'ouverture attendu
• Montant d'ouverture réel
• Commentaire d'ouverture
• Utilisateur qui a ouvert la caisse
• Date et heure d'ouverture

Détails des transactions :

• Liste complète de toutes les transactions pendant la session
• Numéros de référence des transactions
• Nom d'utilisateur qui a traité chaque transaction
• Montant et mode de paiement pour chaque transaction
• Date et heure de chaque transaction

Informations de fermeture :

• Montant de fermeture attendu
• Montant de fermeture réel
• Tout écart trouvé
• Commentaire de fermeture
• Utilisateur qui a fermé la caisse
• Date et heure de fermeture

Accès aux rapports

Emplacement :

• Tous les rapports de caisse enregistreuse sont accessibles dans Rapports > Ventes
• Les rapports sont disponibles au format Excel uniquement
• Les rapports sont consultables par date, nom de caisse ou utilisateur
• Les rapports historiques sont conservés à des fins d'audit

Meilleures pratiques

Opérations quotidiennes

Procédures d'ouverture :

• Comptez toujours les espèces avant d'entrer les montants
• Utilisez le calculateur de billets/pièces pour plus de précision
• Documentez toute découverte inhabituelle dans les commentaires
• Vérifiez les montants du terminal de carte de crédit

Pendant les opérations :

• Surveillez l'affichage de votre caisse active
• Assurez-vous que toutes les transactions en espèces passent par le POS
• Ne changez de caisse que lorsque c'est nécessaire
• Maintenez la sélection de caisse cohérente par shift

Procédures de fermeture :

• Comptez soigneusement tous les espèces, cartes et chèques
• Tenez compte de tout retrait (pourboires, dépôts)
• Réconciliez avec les rapports du terminal de carte de crédit
• Documentez tous les écarts de manière approfondie
• Rappelez-vous : les caisses ne se ferment pas automatiquement - vous devez les fermer manuellement

Dépannage

Problèmes courants :

Impossible de sélectionner une caisse :

• Assurez-vous que le statut de la caisse est "Ouvert"
• Vérifiez que vous avez les permissions appropriées
• Vérifiez si vous devez d'abord ouvrir une caisse

Transactions manquantes :

• Vérifiez que vous aviez la bonne caisse sélectionnée
• Vérifiez si les transactions ont été traitées en dehors du POS
• Examinez les horodatages des transactions

Écart dans les montants :

• Recomptez les espèces physiques et les reçus
• Vérifiez les transactions non enregistrées
• Examinez les rapports du terminal de carte de crédit
• Documentez les découvertes dans les commentaires de fermeture

Foire aux questions

Q : Plusieurs membres du personnel peuvent-ils utiliser la même caisse enregistreuse ?

R : Oui, plusieurs membres du personnel peuvent utiliser la même caisse enregistreuse. Lorsqu'une caisse est ouverte, tout membre du personnel peut la sélectionner comme sa caisse active pour sa session.

Q : Que se passe-t-il si j'oublie de fermer une caisse ?

R : Les caisses restent ouvertes jusqu'à leur fermeture manuelle. Il n'y a pas de fermeture automatique, donc vous ou un autre membre du personnel avec les permissions appropriées devrez fermer manuellement la caisse lorsque vous serez prêt.

Q : Puis-je modifier un rapport de caisse enregistreuse après sa génération ?

R : Non, les rapports sont générés automatiquement et ne peuvent pas être modifiés pour maintenir l'intégrité de l'audit.

Q : Combien de temps les rapports de caisse enregistreuse sont-ils conservés ?

R : Les rapports sont conservés de façon permanente et peuvent être consultés à tout moment via la section Rapports > Ventes.

Q : Combien de devises sont prises en charge ?

R : Seule la devise configurée de votre salle est prise en charge. La caisse enregistreuse utilise la même devise que le paramètre de devise principale de votre salle.

Q : Puis-je exporter les données de caisse enregistreuse pour la comptabilité ?

R : Oui, tous les rapports sont disponibles au format Excel pour l'intégration avec les logiciels de comptabilité.

Q : Ai-je besoin d'un appareil de caisse enregistreuse physique pour utiliser cette fonctionnalité ?

R : Non, cette fonctionnalité n'est liée à aucun appareil de caisse enregistreuse physique. Vous pouvez gérer les caisses enregistreuses entièrement via la plateforme FLiiP depuis n'importe où.