Portfolio des membres (Propriétaire de gym et administrateur)

Vue d'ensemble

Le Portfolio des membres offre aux propriétaires de gym et aux administrateurs une vue opérationnelle complète de tous les services avec un membre du personnel assigné pour l'ensemble des membres, avec la possibilité d'attribuer, de réattribuer, de désattribuer et d'annuler des services — le tout depuis un seul endroit.

Cette fonctionnalité est conçue pour les gyms qui offrent des services liés à un membre du personnel spécifique, comme l'entraînement personnel, la massothérapie, la physiothérapie ou tout autre service où un membre travaille avec un membre du personnel dédié.

Ce que vous pouvez faire

Attribuer un membre du personnel à un service au point de vente
Consulter tous les services actifs, planifiés, arrêtés, inactifs et annulés avec un membre du personnel assigné dans votre gym
Réattribuer ou désattribuer un membre du personnel d'un service à tout moment
Annuler un service directement depuis le portfolio
Suivre la consommation d'heures, les dates de service et l'historique des rendez-vous par membre
Filtrer et effectuer des recherches dans l'ensemble de votre liste de services
Consulter les KPIs d'engagement du personnel et les listes détaillées de membres par membre du personnel

Étape 1 — Attribuer un membre du personnel lors de la vente d'un service

Un membre du personnel peut être attribué au moment de la vente. Cette option est disponible à trois endroits :

Depuis le profil du membre :

Accédez au profil du membre > onglet Services
Cliquez sur Ajouter un nouveau service
Remplissez les informations du service
Dans le menu déroulant Personnel assigné, sélectionnez un membre du personnel si applicable
Cliquez sur Confirmer

Depuis le PDV :

Ouvrez le PDV et sélectionnez le membre
Sélectionnez le service à vendre
Dans le menu déroulant Personnel assigné, sélectionnez un membre du personnel si applicable
Complétez la vente

Lors de la création d'un nouveau membre :

Durant la création d'un nouveau membre, si un service est vendu, le menu déroulant Personnel assigné apparaît
Sélectionnez un membre du personnel si applicable avant de sauvegarder

Notes :

Le champ Personnel assigné est optionnel. Par défaut, aucune sélection n'est affichée

L'option Aucun personnel est toujours disponible

Le menu déroulant affiche tous les membres du personnel

Un membre du personnel ne peut être attribué qu'au sein de sa propre succursale — l'attribution entre succursales n'est pas permise

Étape 2 — Naviguer dans le Portfolio des membres

Accédez à Membres > Portfolio des membres depuis la navigation principale.

Ce que vous voyez

Le portfolio affiche les membres ayant au moins un service avec un membre du personnel assigné. Les membres ayant plusieurs services apparaissent en une seule rangée condensée — cliquez pour la développer et voir chaque service en sous-rangée.

Colonnes

Colonne	Description
Membre	Nom du membre — cliquez pour ouvrir son profil complet
Type de service	Ex. : Forfaits, Récurrent
Service	Nom du forfait et catégorie (ex. : 10 massages — Massothérapie)
Personnel assigné	Membre du personnel attribué à ce service. Affiche — si non attribué
Total d'heures	Total d'heures ou de séances incluses dans le service
Heures restantes	Heures restantes pour le service
Statut de service	Actif (vert) / Planifié / Arrêté / Inactif (gris) / Annulé (rouge)
Date de début	Date à laquelle le service a débuté
Date de fin	Date d'expiration du service
Dernier rendez-vous	Date du dernier rendez-vous complété
Prochain rendez-vous	Date du prochain rendez-vous planifié, ou « Non planifié »

Filtres

Utilisez les filtres en haut de page pour affiner votre vue :

Barre de recherche — recherchez par nom de membre, service ou membre du personnel
Tous les services — filtrez par nom de service
Toutes les catégories — filtrez par catégorie de service
Tous les types de service — filtrez par type (Forfaits, Récurrent, etc.)
Tout le personnel — filtrez par membre du personnel assigné
Tous les statuts — filtrez par Actif, Planifié, Arrêté, Inactif, Annulé
Date de début — sélectionnez une plage de dates pour afficher uniquement les services dont la date de début se situe dans cet intervalle
Date de rendez-vous — filtrez par le range de dernier et de prochain rendez-vous

Étape 3 — Réattribuer ou désattribuer un membre du personnel

Vous pouvez modifier l'attribution du personnel pour tout service à tout moment.

Réassigner (service unique)

Dans le Portfolio des membres, repérez la rangée du membre
Cliquez sur le menu d'actions ⋮ à droite de la rangée
Sélectionnez Modifier l'assignation
La fenêtre s'ouvre — sélectionnez le service à modifier dans le menu déroulant (affiche tous les services actuels et passés avec un membre du personnel assigné pour ce membre)
Dans le menu déroulant Assigner ou désassigner le personnel, sélectionnez le nouveau membre du personnel
Cliquez sur Confirmer

Désassigner(service unique)

Suivez les mêmes étapes ci-dessus
Dans le menu déroulant Assigner ou désassigner le personnel, sélectionnez Aucun personnel
Cliquez sur Confirmer

⚙️ Paramètre de service : Si le paramètre « Autoriser le changement de professionnel après l'achat » est défini sur Non dans les paramètres du service, l'option Désassigner le personnel ne sera pas autorisée pour ce service. Pour activer la désassignation du personnel, un administrateur doit modifier ce paramètre à Oui dans la configuration du service.

Réattribution ou désattribution en lot

Sélectionnez plusieurs rangées de membres à l'aide des cases à cocher à gauche
Cliquez sur Modifier les assignations(en haut à droite)
La fenêtre de lot s'ouvre et affiche un tableau de tous les services concernés (Membre, Service, Statut, Personnel assigné)
Dans le menu déroulant Assigner ou désassigner le personnel, sélectionnez un nouveau membre du personnel ou Aucun personnel
Cliquez sur Confirmer

Étape 4 — Annuler un service

Dans le Portfolio des membres, repérez la rangée du membre
Cliquez sur le menu d'actions ⋮ à droite de la rangée
Sélectionnez Annuler le service
La fenêtre d'annulation de service s'ouvre et affiche :
- Date d'annulation
- Type de remboursement
- Montant payé / Montant utilisé
- Total d'heures / Heures utilisées
- Montant remboursé
- Raison de l'annulation (optionnel)
Ajustez le type de remboursement si nécessaire, ajoutez une note optionnelle, puis cliquez sur Confirmer

Note : Les services annulés restent visibles dans l'historique des services du membre, mais ne peuvent pas être réactivés. Le membre ne peut plus utiliser un service annulé pour prendre des rendez-vous.

Étape 5 — Consulter les rapports du personnel

Le rapport du Portfolio des membres offre aux propriétaires de gym et aux administrateurs un aperçu de l'activité des membres et des KPIs d'engagement, répartis par membre du personnel.

Comment y accéder

Accédez à Rapports > Membres > Portfolio des membres.

En tant que propriétaire de gym ou administrateur, vous pouvez consulter le rapport de n'importe quel membre du personnel de votre succursale. Les membres du personnel ne peuvent consulter que leur propre rapport.

Filtres

Filtre	Description
Plage de dates	Sélectionnez une plage de dates personnalisée ou un préréglage (ex. : 12 derniers mois).
Menu déroulant du personnel	Sélectionnez un ou plusieurs membres du personnel pour filtrer le rapport. Tout le personnel est sélectionné par défaut

Aperçu du Portfolio des membres

Cette section affiche un résumé des membres dont les services sont attribués au personnel sélectionné pour la période choisie :

KPI	Description
Membres actifs	Membres ayant au moins un service actif attribué au personnel sélectionné
Nouveaux membres	Membres nouvellement attribués à ce personnel durant la période sélectionnée
Membres perdus	Membres ayant quitté ou dont le service a été annulé durant la période sélectionnée
Membres inactifs	Membres n'ayant actuellement aucun service actif attribué
Moins de 3 séances restantes	Membres dont le service a moins de 3 séances restantes
Taux de rétention	Pourcentage de membres retenus durant la période sélectionnée
Taux d'attrition	Pourcentage de membres perdus durant la période sélectionnée

KPIs de rétention

Deux graphiques affichent les tendances sur la période sélectionnée :

Taux de rétention
Taux d'attrition

KPIs d'engagement

KPI	Description
Total de séances	Total de séances pour l'ensemble des services attribués au personnel sélectionné
Séances utilisées	Séances déjà complétées
Séances réservées	Séances planifiées mais non encore complétées
Utilisation moy.	Pourcentage de séances utilisées
Séances restantes	Séances disponibles restantes

Liste détaillée des membres

Un tableau complet présente la répartition par membre et par service :

Colonne	Description
Nom du personnel	Le membre du personnel assigné
Nom du membre	Le membre attribué à ce membre du personnel
Nom du service	Nom du forfait de service
Type de service	Ex. : Forfaits, Récurrent
Catégorie de service	Ex. : Évaluation, Gold EP, Élite EP
Statut du service	Actif / Planifié / Arrêté / Inactif / Annulé
Total de séances	Séances totales incluses dans le service
Séances utilisées	Séances complétées
Séances réservées	Séances planifiées
Séances restantes	Séances restantes (affiche « Illimité » pour les services illimités)
Utilisation	% de séances utilisées pour ce service
Total d'achat	Valeur totale d'achat du service

La liste détaillée des membres peut être exportée à l'aide de l'icône de téléchargement (↓) en haut à droite du tableau.

Étape 6 — Consulter l'historique des services

Chaque modification apportée à l'attribution du personnel ou au statut d'un service est automatiquement consignée et visible dans le profil du membre sous Historique du membre.

Exemples d'entrées dans le journal

Action	Entrée dans le journal
John Doe a modifié le personnel assigné pour Anna Hardy.	Physio 10 pack (Sacha Pauline → David Beaudet)