Courriels et SMS automatisés et rappels automatiques

Liste d'automatisation (Courriels et SMS automatisés)

Voici toutes les informations pertinentes concernant les courriels/SMS automatisés ainsi que les rappels automatiques. 

Pour simplifier votre gestion quotidienne, plusieurs modèles de courriels/SMS automatisés sont disponibles dans l'onglet Communication > Liste d'automatisation. 

Ces messages automatisés vous permettront de communiquer plus efficacement avec vos clients et les membres de votre équipe. Assurez-vous de réviser chacun des modèles afin de les activer, les désactiver ou les modifier. 

Comment activer/désactiver/modifier les modèles ? 

Dans la liste des modèles, vous trouverez une brève description du contenu ainsi que les destinataires.

Utilisateurs = Vos membres

Administrateurs = Toutes les personnes avec un profil Administrateur ou Propriétaire dans votre plateforme

Entraîneurs = Toutes les personnes avec un profil Entraîneur et Entraîneur limité dans votre plateforme

Pour activer/désactiver un modèle, utiliser le bouton prévu à cet effet. Lorsqu'un modèle peut aussi être envoyé par SMS, ce sera indiqué. C'est le client qui peut définir sa préférence de communication (SMS ou courriel) directement dans son profil (Profil> Préférences). 

Pour modifier le contenu d'un modèle, cliquez sur le bouton d'action [...], puis modifier. Vous aurez accès au contenu en anglais et en français. À noter qu'il est important de ne pas modifier les "tags" (information entre les "[ ]") puisqu'il s'agit d'informations personnalisées ajoutées automatiquement. 

Pourquoi les SMS de rappel ne sont parfois pas envoyés ?

Si certains membres ne reçoivent pas les SMS de rappel pour leurs cours, cela peut être lié aux règles qui encadrent l'envoi de messages textes. Pour des raisons légales, les SMS ne peuvent être envoyés qu'entre 8 h et 21 h (heure locale du destinataire). En dehors de cette plage horaire, l’envoi est bloqué automatiquement.

Cela signifie que si vous programmez un rappel par SMS en dehors de ces heures autorisées, le message ne sera pas envoyé, même si l’automatisation est bien activée.

Voici comment vous assurer que les rappels fonctionnent correctement :

1. Allez dans Paramètres > Inscriptions

2. Configurez le délai de rappel automatique (ex. : 3 heures avant le début du cours)

3. Allez dans Communication > Liste d’automatisations > Cours

4. Activez le rappel automatique de l’enregistrement à un cours

5. Cochez l’envoi par courriel et/ou par SMS selon votre préférence

Une fois ces options activées, un courriel et/ou un SMS sera envoyé automatiquement au moment prévu, à condition que ce moment respecte les règles d’envoi de SMS.

Par exemple : si un cours commence à 7 h du matin et que vous avez configuré un rappel 3 heures avant, alors le SMS devrait partir à 4 h du matin. Mais comme cette heure est en dehors de la plage autorisée (avant 8 h), le SMS ne sera pas envoyé. Le courriel, lui, sera bien transmis des lors que c'est coché.

En résumé :

• Les rappels par courriel partent toujours à l’heure prévue

• Les rappels par SMS ne seront pas envoyés si l’heure tombe en dehors de 8 h à 21 h

• Pour éviter cela, vous pouvez ajuster le délai de rappel dans vos paramètres