Comment gérer les formulaires/décharges de renonciation dans FLiiP

Les formulaires de renonciation sont des documents numériques que les membres doivent signer pour reconnaître les politiques du gym, les risques, le formulaire de santé ou des conditions spécifiques à un abonnement ou service. Ils aident votre gym à rester conforme, protègent votre entreprise et simplifient l’intégration des nouveaux membres.

Prérequis

• Votre gym doit avoir la fonctionnalité Formulaires de renonciation numériques activée dans les paramètres système.
• Il s’agit d’une option payante pour les forfaits Croissance/Ultime.
• Les membres doivent avoir accès à l’application mobile FLiiP ou sur la version web pour la capture de signature numérique.

Fonctions Clés

• Signature numérique : Fini le papier, les membres signent directement sur leur téléphone, ordinateur ou via l’application.
• Rappels automatiques : Les membres sont invités à signer à la connexion et reçoivent un courriel automatique lorsqu’un formulaire doit être signé ou renouvelé.
• Multi-emplacements : Assignez les formulaires à des emplacements spécifiques ou à tous vos gyms.
• Langues : Créez des formulaires de renonciation dans plusieurs langues.
• Suivi facile : Visualisez le statut (signé, non signé, expiré) pour chaque membre et chaque formulaire dans le profil client.
• Renouvellement automatique des formulaires de renonciation : À l’approche de la date d’expiration, le système crée automatiquement un nouveau formulaire à signer. Le membre reçoit un courriel automatisé avant expiration avec instructions et liens pour signer.

Étape par étape : Création d’un formulaire de renonciation

1. Création et assignation des formulaires

• Allez dans Paramètres > Politiques & Ententes > Formulaires de renonciation.
• Cliquez sur Créer un nouveau formulaire de renonciation. Assignez-le à des emplacements spécifiques, définissez une période de validité si besoin et nommez-le clairement.
• Ajoutez votre modèle de formulaire :
  • Si votre formulaire est déjà au format PDF remplissable, tous les composants (signature, date, cases à cocher, champs) seront automatiquement ajoutés à votre document.
    • Vous pouvez changer le type de composant (ex. date au lieu de texte) en cliquant dessus.
      • Voir les vidéos explicatives. Ajoutez ou retirez facilement des composants.
    • Ajoutez vos formulaires dans les langues nécessaires puis enregistrez.
• Assignez le formulaire à des abonnements ou services. Dans l’onglet Abonnement ou Service, lors de la création ou modification, vous pouvez assigner un ou plusieurs formulaires de renonciation.

Fonctionnement des formulaires de renonciation numériques

1. À l’inscription/achat en ligne : Les membres sont invités à signer le formulaire à la dernière étape du processus.
2. Quand un membre est assigné à un abonnement ou service par un employé, un courriel de demande de signature est envoyé automatiquement.
3. À la connexion : Si une signature manque, le membre est invité à compléter le formulaire lors de la connexion sur l’appli ou le portail web.
4. Le formulaire signé est stocké dans le profil du membre (onglet Documents), avec la date et la signature.

Restrictions d’accès

• Les membres ne peuvent pas s’enregistrer au gym sans avoir signé le formulaire de renonciation requis.
• Les membres ne peuvent pas réserver de cours ou rendez-vous sans un formulaire signé.
• Le système affichera un message d’erreur invitant à compléter la signature.
• Le personnel peut outrepasser la restriction et inscrire le membre à un cours si besoin : une icône informe alors que le formulaire est à signer.

Gestion des formulaires de renonciation

Visualiser les formulaires signés

1. Allez dans la section Membres
2. Sélectionnez un profil membre spécifique
3. Accédez à l’onglet Documents
4. Visualisez les détails du formulaire signé :
   • Date de signature
   • Contenu signé
   • Données de signature numérique

Rapports

1. Rapport des formulaires de renonciation non signés

   • Qu’est-ce que c’est ? Ce rapport liste tous les membres qui n’ont pas encore signé les formulaires requis pour leurs abonnements ou services.

2. Rapport des formulaires de renonciation arrivant à expiration

   • Qu’est-ce que c’est ? Ce rapport met en avant les membres dont les formulaires signés arrivent à expiration.

▶️ Pour plus de détails, consultez notre article sur les rapports de formulaires de renonciation.

Suivi des statuts des formulaires de renonciation

Le système suit automatiquement :

• Quels membres ont signé les formulaires
• Quand ils ont été signés
• Quelle version a été signée

Aide 

Problèmes courants :

• Le membre ne peut pas s’enregistrer : Vérifiez que la fonction formulaire de renonciation est activée et que le membre a signé.
• Email non reçu : Vérifiez les spams et l’adresse dans le profil membre.
• Accès aux paramètres impossible : Vérifiez que vous avez les droits d’administration requis.

Support technique

La fonctionnalité utilise une intégration API sécurisée avec DocuSeal pour les signatures électroniques. En cas de problème technique, contactez le support FLiiP.

Limitations actuelles (et solutions de contournement)

• Logique par emplacement : Les formulaires sont gérés par emplacement. Ex : Si un client n’a pas signé le formulaire à l’emplacement A, il est bloqué là-bas mais peut accéder à l’emplacement B.
• Formulaires partiellement remplis : Si le client a signé au moins un de ses formulaires, son accès est maintenu. Cela permet de démarrer rapidement, même si d’autres formulaires restent à suivre.
• Demandes de signature répétées : Lorsqu’un membre achète un second abonnement utilisant le même formulaire, il devra le signer à nouveau. Cela garantit la conformité, et la signature peut se faire facilement depuis le profil.
• Expérience mobile : Sur l’appli mobile, les formulaires de renonciation sont disponibles dans Profil > Formulaires de renonciation, à tout moment, même après l’achat.
• Formulaires papier : À ce stade, il n’y a pas de validation manuelle pour les formulaires papier ; tout le suivi est numérique dans FLiiP. Pour le papier, maintenez vos propres archives.
• Flux d’achat de contrats : Les clients connectés qui achètent de nouveaux contrats ne sont pas invités à signer lors du paiement, mais le formulaire est accessible dans leur profil. Ils peuvent signer avant leur prochain cours/visite.
• Requête d’adhésion : Quand un client accepte une demande d’adhésion de l’admin, le formulaire est prêt dans son profil. Il sera invité à signer dès qu’il essaiera de réserver un cours, garantissant la conformité avant la première séance.